Come lavorare con il testo in MS Word

Molti utenti devono affrontare il fatto che quando si copia il testo da un sito e quindi si incolla questo frammento in un documento di Word, la formattazione non riesce. Tuttavia, la conoscenza della complessità di lavorare con questa applicazione consente di risolvere il problema semplicemente premendo alcuni pulsanti. O, ad esempio, molte persone hanno familiarità con la situazione quando, quando si stampa un documento di Word, la sua versione cartacea non ha lo stesso aspetto dello schermo del monitor.

L’applicazione per ufficio MS Word è così multifunzionale che solo una piccola percentuale di utenti utilizza pienamente tutte le funzionalità di questo programma. Secondo le statistiche, un utente normale conosce e mette in pratica solo un decimo di tutte le risorse di Word. Conoscere le funzionalità di base dell’utilizzo di questa applicazione facilita notevolmente il processo di utilizzo e consente di risparmiare molto tempo.

Naturalmente, un normale utente di un’applicazione Word per ufficio non ha bisogno di conoscere ed essere in grado di mettere in pratica tutte le possibilità di Word. Per un lavoro efficace e confortevole, è sufficiente conoscere e utilizzare correttamente le funzioni che si trovano più spesso nel lavorare con i documenti creati e modificati in questo programma.
Come attivare la modalità di modifica in Microsoft Word
Disattivazione del rilevamento delle modifiche in Word
Come Trovare il Testo in Microsoft Word
Сome sostituire una parola in un testo Word
Modifica dell’aspetto delle virgolette in Word
Come incollare testo senza formattazione in Word
Come creare colonne in Word

Come attivare la modalità di modifica in Microsoft Word

MS Word ha una modalità speciale che ti consente di vedere tutte le correzioni apportate al documento originale. Perché è necessario? Fondamentalmente, la modalità di modifica viene utilizzata quando si lavora con i documenti. Ad esempio, un dipendente scrive del testo e lo dà per approvazione al suo capo. Visualizza il documento, fa commenti, aggiunge qualcosa al testo di origine o, al contrario, rimuove singoli frammenti. Quindi fornisce la versione corretta al dipendente in modo che apporti le modifiche necessarie. Allo stesso tempo, il dipendente vede immediatamente ciò che deve correggere e commenta.

Quando si lavora con la modalità di correzione in Word, ricordare che tutte le correzioni apportate in questa modalità sono essenzialmente modifiche intese. Affinché abbiano effetto, nel processo di revisione del documento, tali modifiche devono essere accettate o respinte.

Per abilitare la modalità di correzione, nel menu principale di Word, vai alla scheda “Review” e fai clic sul pulsante “Track Changes”.Track Changes
Ora tutte le modifiche apportate al documento verranno visualizzate in un colore diverso. Il testo eliminato verrà visualizzato barrato. Le lettere o le parole aggiunte verranno evidenziate a colori. Se diversi utenti apportano correzioni al documento, il colore del testo di correzione sarà diverso per ciascun utente.

In futuro, queste modifiche possono essere accettate o annullate utilizzando i pulsanti corrispondenti nel gruppo “Changes”.Change mode Word
Per aggiungere il tuo commento al testo rivisto, posiziona il cursore nel punto in cui apparirà la nota e fai clic sul pulsante “New comment”. Digita il testo del tuo commento nel callout che appare.New comment Word
Se è necessario apportare correzioni al testo fornito con una nota, non è consigliabile eliminare questo commento. Questo viene fatto in modo che il revisore successivamente veda non solo le modifiche apportate al testo, ma anche il motivo per cui sono state apportate.

Come già notato, le modifiche in questione possono essere accettate o respinte. Questo viene fatto usando i pulsanti con i nomi corrispondenti. In questo caso, il testo barrato verrà eliminato e il colore del testo integrato sarà lo stesso del testo del documento principale. Track Changes in Word
Puoi accettare o rifiutare le modifiche non solo usando i pulsanti nel menu principale di Word, ma anche usando il menu contestuale. Per fare ciò, fai clic con il pulsante destro del mouse in qualsiasi punto del testo contrassegnato per la correzione e seleziona “Accept Insertion” o “Reject Insertion”.

Se vuoi vedere come apparirà il documento con le modifiche apportate, seleziona la voce “Final Showing Markup” nel pannello del menu principale. Tuttavia, tutte le modifiche e i commenti non saranno visibili, ma rimarranno nel documento.Final Showing Markup
Durante la revisione delle modifiche, si consiglia di accettare immediatamente quelle che non sono in dubbio. Questo viene fatto per concentrarsi successivamente solo su questioni controverse. Per accettare la correzione, fai clic destro su di essa e seleziona “Accept Insertion” dal menu contestuale. Lo stesso risultato può essere ottenuto premendo il pulsante “Accept” nel menu principale. Per rifiutare la correzione, seleziona la voce “Reject Insertion” nel menu contestuale.

Rivedere tutte le correzioni nel documento e accettarle o rifiutarle. Successivamente, puoi uscire dalla modalità di revisione facendo clic sul pulsante “Track Changes”.

La modalità di correzione delle parole viene costantemente migliorata da una versione all’altra. Ad esempio, in Office 2003, la modalità di modifica era solo agli inizi, possedendo solo le funzionalità di base, mentre in Word 2013 la modalità di correzione è stata significativamente trasformata e ha ottenuto molte nuove funzionalità.

Disattivazione del rilevamento delle modifiche in Word

La modalità di revisione in Word è molto comoda, ma spesso gli utenti hanno una domanda, come uscirne? Quindi, il documento è coerente e dobbiamo eliminare queste correzioni di colore nel testo. Per rimuovere la modalità di revisione, procedere come segue.

  1. Apri il documento, vai alla scheda “Review”.
  2. Nel blocco “Track Changes”, fai clic sul pulsante “Accept”.
  3. Nel menu a comparsa che appare, seleziona “Accept all Changes in Document”.Accept all Changes in Document
  4. Premi il pulsante “Track Changes” per renderlo inattivo.
  5. Chiudi il documento e aprilo di nuovo.

Se non è necessario apportare correzioni al testo, anziché il pulsante “Accept”, fare clic sul pulsante “Reject” accanto ad esso e selezionare “Reject all Changes in Document ” dal menu visualizzato. Quindi premere il pulsante “Track Changes”, chiudere il documento e aprirlo di nuovo.

Accade spesso che dopo tutte queste manipolazioni, i commenti nel testo fatti in modalità peer-review siano ancora presenti. Per eliminare tutti i commenti contemporaneamente e non rimuoverli manualmente, nella scheda “Review”, trova il blocco “Comments”. Fai clic sul pulsante “Delete” lì e nel menu contestuale che appare, seleziona la voce “Delete all Comments in Document”.Delete all Comments in Document
Come puoi vedere, lasciare la modalità di revisione in Word premendo un solo pulsante non funzionerà, ma ciò non è affatto difficile.

Come Trovare il Testo in Microsoft Word

Sembrerebbe che potrebbe essere più facile che trovare la parola o la frase giusta in Word usando la funzione di ricerca? È sufficiente premere la combinazione di tasti Ctrl + F sulla tastiera e digitare il testo di ricerca o fare clic sul pulsante “Find”nel menu principale dell’applicazione. Tuttavia, nei documenti di grandi dimensioni, trovare la parola o il testo giusto può essere difficile se non si utilizzano criteri di ricerca aggiuntivi.

Ad esempio, quando si cerca il testo desiderato in un documento per una determinata frase, una condizione esatta per tutti i segni di punteggiatura deve essere un prerequisito. Se viene omessa una virgola, il frammento desiderato non verrà trovato. Al fine di semplificare la ricerca di un determinato testo, viene applicato un criterio aggiuntivo sotto forma dell’opzione “Ignore punctuation characters”. Il restringimento del circolo di ricerca e l’indicazione precisa dei suoi criteri riduce significativamente il tempo impiegato in questo processo. È a questo scopo che viene utilizzata la funzione di ricerca avanzata di Word.

La ricerca avanzata ti consente di trovare la parola o il testo giusto non solo per le parole fornite, ma anche per carattere, stile e persino suono. Per abilitare la ricerca avanzata, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nel blocco “Editing”, fai clic sul pulsante “Find”.Find a word
  2. Nella finestra “Find and Replace” che si apre, fai clic sul pulsante “More”.Find and Replace
  3. Nel blocco visualizzato dei parametri di ricerca, selezionare i criteri necessari.Find mode

La direzione di ricerca “Down” indica che la ricerca verrà eseguita lungo il documento, a partire dalla posizione del cursore. Di conseguenza, la direzione “Up” indica che la ricerca verrà eseguita verso l’alto dal cursore. I principali criteri di ricerca in MS Word sono i seguenti.

  • “Match Case”. Quando si utilizza questa opzione, solo le parole digitate nello stesso caso della parola specificata nel campo “Find” saranno coinvolte nella ricerca. Ad esempio, se si digita una parola con una lettera maiuscola nel campo di ricerca e si seleziona questa opzione, nei risultati della ricerca verranno trovati solo i moduli di questa parola scritti con una lettera maiuscola. Le parole digitate con la lettera maiuscola non verranno conteggiate.
  • “Finds whole words only”. La ricerca comprende parole scritte nella forma esatta specificata nella ricerca.
  • “Use wildcards”. Questo criterio ti permetterà di usare la maschera di parole specificata. Esistono molti caratteri jolly. Eccone alcuni:
    • Asterisco (*). Indica alcune lettere.
    • Punto interrogativo (?). Indica qualsiasi lettera.
    • Parentesi quadre []. Verranno trovate tutte le parole contenenti i caratteri indicati tra parentesi quadre.
    • Parentesi quadre con un punto esclamativo [!]. Verranno trovate tutte le parole, tranne quelle che contengono le lettere indicate dopo il punto esclamativo.
  • “Sounds like”. Questa funzione funziona solo con il testo inglese e trova parole simili nel suono ma diverse nell’ortografia.
  • “Find all word forms”. Vengono cercate tutte le varianti della parola. Ad esempio, i verbi utilizzati in momenti o nomi diversi in casi diversi.
  • “Ignore punctuation characters”. Questa opzione consente di cercare un determinato testo senza tenere conto di virgole, punti e altri segni di punteggiatura.

Il pulsante “Format” consente di trovare il testo digitato nel formato specificato. Ad esempio, trova una parola digitata nel tipo di carattere o nello stile specificato.

Come puoi vedere dalla descrizione, ci sono molti criteri di ricerca e molto probabilmente non saranno in grado di studiarli tutti in una volta. Tuttavia, quando si lavora con testi di grandi dimensioni, aumentano significativamente l’efficienza dell’uso della funzione di ricerca per le parole o i frammenti desiderati. È sufficiente utilizzare questi metodi di ricerca in pratica solo poche volte e diventeranno familiari e familiari.

Сome sostituire una parola in un testo Word

La sostituzione delle parole nei documenti di Word è un evento abbastanza comune. Ad esempio, hai notato che nel tuo rapporto il nome di uno dei dispositivi è stato digitato in modo errato e questa parola è stata trovata molte volte nel testo. Ovviamente, è molto tempo per sostituire manualmente questa parola, quindi è meglio usare la funzione di sostituzione automatica delle parole in Word.

  1. Nella scheda principale del menu Word nel blocco “Editing”, fai clic sul pulsante “Replace”.Replace a word in Word
  2. Nella finestra “Find and Replace” che si apre, nel campo “Find what:” digitare la parola che si desidera sostituire con un’altra.
  3. Nel campo “Replace with:”, digita la parola da sostituire.Replace with
  4. Se necessario, specificare ulteriori parametri di ricerca. Per fare ciò, nella stessa finestra, fai clic sul pulsante “More” e seleziona i criteri necessari, ad esempio la distinzione tra maiuscole e minuscole. Fai clic sul pulsante “Replace All”. Successivamente, la sostituzione verrà effettuata in tutto il testo del documento.

Quando si sostituiscono alcune parole con altre, è necessario tenere conto di alcune sfumature. Ad esempio, se la parola sostituita fa parte di altre parole, anche questa parte verrà sostituita. Soprattutto è necessario fare attenzione quando si sostituiscono le parole brevi, la cui combinazione di lettere fa spesso parte di altre parole più lunghe.

La funzione di sostituzione del testo in Word può essere utilizzata non solo per sostituire parole o frammenti di testo, ma anche per sostituire il formato di parole o lo stile di frammento esistente. Ad esempio, è possibile modificare la dimensione del carattere di una parola specificata o evidenziarlo in grassetto in tutto il testo.

  1. Fai clic sul pulsante “Replace” e apri la finestra “Find and Replace”.
  2. Fare clic sul pulsante “More” e aprire la finestra in forma espansa.
  3. Nel campo “Find what:” inserisci la parola che dovrebbe essere in grassetto.
  4. Nel campo “Replace with:” digitare la stessa parola.
  5. Nella parte inferiore della finestra, fai clic sul pulsante “Format”.Replacing words in Word
  6. Nel menu popup, selezionare “Font”.
  7. Nella finestra “Find Font”, imposta lo stile su “Bold” e fai clic su “OK”.
  8. Torna alla finestra “Find and Replace” e fai clic sul pulsante “Replace All”. Successivamente, la parola indicata nel testo verrà visualizzata in grassetto.

Quando sostituisci il formato di una parola specifica, ricorda che questa parola può far parte di altre parole e dovresti sostituirla con molta attenzione. Al termine del processo di sostituzione, si consiglia di controllare l’intero testo per evitare la sostituzione errata di alcune parole.

Modifica dell’aspetto delle virgolette in Word

MS Word supporta la visualizzazione di diversi tipi di virgolette. Sembrerebbe che non sia così importante l’aspetto delle virgolette nel testo. Tuttavia, per l’esecuzione di alcuni documenti, esistono regole rigide che impongono requisiti, incluso il tipo di virgolette. L’aspetto delle virgolette apposte nei documenti di Word per impostazione predefinita può essere modificato nelle impostazioni del programma. Ad esempio, per inserire sempre doppie virgolette nel testo digitato, è necessario eseguire i seguenti passaggi.

  1. Nell’angolo in alto a sinistra di MS Word, fai clic sul pulsante “Office”.
  2. Nel menu che appare, fai clic sul pulsante “Word Options”.Word Options
  3. Nella finestra “Word Options” che si apre, vai alla sezione “Proofing”.
  4. Fare clic sul pulsante “AutoCorrect Options”.
  5. Nella finestra “AutoCorrect”, vai alla scheda “AutoFormat”.
  6. Nel blocco “Replace”, seleziona l’opzione “Straight quotes with smart quotes”.Straight quotes with smart quotes
  7. Fai clic sul pulsante OK.

Ora, quando si digitano nuovi documenti, verranno sempre inserite le doppie virgolette e nei documenti salvati prima di modificare queste impostazioni di Word, le virgolette rimarranno diritte.
Se hai bisogno di virgolette di un tipo diverso, nell’elenco di caratteri puoi selezionare il tipo di virgolette desiderato e assegnare qualsiasi combinazione di tasti che hai pensato per chiamarle.

  1. Aprire la scheda “Insert” e nel blocco “Symbols”, fare clic sul pulsante “Simbolo”.
  2. Nel blocco che si apre, fai clic sul pulsante “More Symbols”.More Symbols in Word
  3. Nell’elenco dei caratteri, selezionare il tipo di virgolette desiderato e fare clic sul pulsante “Shortcut Key… “.Shortcut Key
  4. Posizionare il cursore nel campo “Press new shortcut key: ” e premere i tasti, quando si fa clic, verrà visualizzato un segno di virgolette.Type of quotation marks
  5. Premere il tasto “Assign”.

Come incollare testo senza formattazione in Word

Quando si scrivono testi in Word, spesso si devono inserire frammenti di altri programmi o di documenti che sono anche eseguiti in Word. Hanno tutti una propria formattazione, quindi l’aspetto delle parti inserite del testo, di regola, non corrisponde al formato del documento originale.

Ad esempio, copi parte del testo da alcuni siti Web su Internet e lo incolli nel testo del rapporto. Allo stesso tempo, noti che il frammento inserito ha dimensioni, stile e colore del carattere diversi. Come faccio a incollare il testo copiato nello stesso formato del formato del documento?

Esistono diversi modi per risolvere questo problema.

  1. Utilizzare il pulsante “Paste” nel menu principale di Word. Per fare questo, copia il pezzo di testo desiderato, quindi fai clic sul pulsante “Paste”. Nel menu a comparsa che appare, seleziona “Paste Special ” e poi ” Unformatted Text”.Paste unformatted text
  2. Usa i modelli di Word con stili resistenti alle modifiche. Quando il testo copiato viene visualizzato in un documento creato in tale modello, la formattazione viene automaticamente cancellata e il testo viene inserito nel formato esistente nel documento.
  3. Utilizzo di macro speciali invocate da una determinata scorciatoia da tastiera. Ad esempio, puoi usare una macro come questa:
    Sub PasteUnformattedText()
    Selection.PasteSpecial DataType:=wdPasteText
    End Sub
  4. Modifica le impostazioni interne di Word. Per utilizzare questo metodo, incollare il testo copiato nella posizione desiderata nel documento. L’icona di una cartella apparirà alla fine della riga inserita. Fai clic su di esso e seleziona “Keep Text Only” dal menu visualizzato. Per inserire qualsiasi testo nello stesso formato del documento, selezionare “Set Default Paste” in questo menu.Keep Text Only Nella finestra visualizzata delle modalità di Word nel blocco “Cut, copy and paste” trova la sezione “Pasting from other programs”. Impostare il valore di questo campo su “Keep Text Only”.Pasting from other programs Salva le modifiche.

Come creare colonne in Word

A volte nei documenti di Word è necessario digitare il testo in colonne, come ad esempio su un foglio di giornale. Un modo per risolvere questo problema è utilizzare una tabella. È possibile creare una tabella con il numero desiderato di colonne, digitare il testo in ciascuna colonna e quindi rendere invisibili i bordi delle celle. Ma esiste un modo più semplice ed efficiente per stampare il testo di Word in più colonne. Consiste nell’utilizzare le funzioni integrate dell’applicazione stessa.

  1. Apri un documento con il testo che desideri posizionare in più colonne o apri una pagina vuota se il testo non è ancora stato digitato.
  2. Posiziona il cursore nella parte superiore della pagina, apri la scheda “Page Layout” e fai clic sul pulsante “Columns”. Nel menu che si apre, fai clic sul pulsante con il numero desiderato di colonne.Make columns in Word Se selezioni “More Columns”, puoi specificare manualmente il numero di colonne, la larghezza di ciascuna di esse e la distanza tra di esse.Type the text in columns

Dopo queste manipolazioni, tutto il testo verrà inserito in colonne e il testo appena digitato verrà automaticamente posizionato nel numero desiderato di colonne.

Se vuoi posizionare solo un frammento di un documento in più colonne e non tutto il suo testo, seleziona questo frammento con il mouse, vai alla scheda “Page Layout” e fai clic sul pulsante “Columns”. Quindi selezionare il numero desiderato di colonne. In questo caso, il testo prima del frammento selezionato e dopo rimarrà invariato.

Gli esperti consigliano di eseguire copie di file importanti quando si apportano correzioni a un documento Word già finito. Lavorare con le copie, piuttosto che con i file originali, evita molti problemi. Ciò è particolarmente vero per gli utenti di PC inesperti. Tuttavia, la conseguenza di tale lavoro è un gran numero di copie di documenti che si accumulano sul disco nel tempo. È necessario rimuovere regolarmente i file duplicati di qualsiasi tipo. La rimozione di duplicati consentirà non solo di mettere le cose in ordine sul disco, ma anche di aumentare l’efficienza del lavoro con i documenti.