Come scrivere un documento in Word

Il documento ben eseguito e correttamente Word non solo è piacevole da percepire, ma facilita anche notevolmente il lavoro con esso. Il testo ben strutturato è facile da leggere e rapido da regolare. Tuttavia, quasi tutti gli utenti di computer si sono imbattuti in documenti goffamente inventati, quando anche correzioni minori hanno distorto in modo significativo la struttura dell’intero testo. Ma per evitare che ciò accada, è sufficiente aderire a poche regole per l’elaborazione dei documenti in Word. Questo non è niente di complicato. È sufficiente digitare uno o due testi correttamente e questo diventerà semplice e familiare.
Come modificare il carattere su Word
Come modificare i parametri di una pagina Word
Come Modificare rientri e spaziatura del paragrafo Word
Come eliminare lo spazio tra le parole in Word
Come modificare un intestazione Word
Come inserire interruzione di pagina in Word
Come creare elenco in Word
Come numerare le pagine in Word
Come creare un sommario in Word
Come formattare un testo Word

Come modificare il carattere su Word

Quando si assegnano caratteri nel testo digitato, è importante ricordare una semplice regola: il carattere nell’intero documento deve essere lo stesso. Ad esempio, è del tutto inaccettabile quando l’inizio di un documento viene stampato in carattere Arial, il centro è in carattere Calibri e il carattere Verdana viene utilizzato nella parte finale. Ci sono eccezioni quando è necessario evidenziare in qualche modo un pezzo di testo, ma la parte principale del documento dovrebbe essere ancora nello stesso carattere.

Che dire della situazione in cui, quando si copia e incolla un frammento di testo da un altro documento, lo stile del carattere originale viene preservato? Per risolvere questo problema, esistono diversi metodi.

  1. Selezionare il frammento di testo con il carattere modificato e nella scheda “Home” del menu principale di Word impostare i parametri del carattere necessari. Opzioni per i caratteri di Word
  2. Seleziona il frammento desiderato, fai clic destro su di esso e seleziona la sezione “Font” nel menu contestuale.  Cambia carattere in Word

Quando si inserisce testo da un altro documento, non solo lo stile e le dimensioni del carattere possono cambiare, ma anche altri parametri. Ad esempio, interlinea. Per evitare questi problemi, utilizzare “Paste Special”. Per questo:

  1. Copia il testo da un altro documento.
  2. Vai al documento desiderato e nella scheda “Home” del menu principale di Word, fai clic sul triangolo sotto il pulsante “Paste”. Nel menu che appare, seleziona la sezione “Paste Special”. Inserto speciale in MS Word
  3. Nella finestra “Paste Special” che si apre, seleziona la sezione “Unformatted Text” e fai clic su “OK”. Testo non formattato in MS Word

Dopo queste manipolazioni, il frammento di testo copiato verrà incollato nel formato del documento creato.

Per impostare un singolo carattere per l’intero documento, seleziona prima tutto il testo in esso contenuto. L’uso del mouse per selezionare testi lunghi è scomodo. Si consiglia di utilizzare l’opzione “Select All” per questo scopo. Si trova nella scheda “Home” nel blocco “Editing”.  Seleziona il testo in MS Word
Successivamente, nella stessa scheda “Home” vai al blocco “Font” e imposta la dimensione del carattere, l’auricolare, il colore, lo stile e alcuni altri parametri desiderati. Nota che questo cambierà il carattere delle intestazioni. Ma questo è facile da risolvere nei prossimi passi dell’elaborazione dei documenti.

Come modificare i parametri di una pagina Word

Per impostare i parametri della pagina in un documento, è necessario innanzitutto impostare i campi. Per fare ciò, vai alla scheda “Page Layout” e fai clic sul pulsante “Margins”.  Layout di pagina in MS Word Nella finestra che appare, puoi selezionare la dimensione standard dei campi o impostare le dimensioni selezionando l’opzione “Custom Margins ” nella parte inferiore di questa finestra.  Personalizza i campi in MS Word
In questo blocco, puoi anche impostare l’orientamento (verticale o orizzontale), le dimensioni della carta e alcuni altri parametri. Se vuoi assicurarti che tutti i parametri di pagina selezionati siano impostati di default quando crei documenti successivi, fai clic sul pulsante “Default” in questa finestra.

Ci sono situazioni in cui in un documento è necessario modificare i parametri di una sola pagina nel testo. Ad esempio, modificare uno dei fogli nelle sue dimensioni o margini. In questo caso, seleziona il testo nella pagina, nel blocco “Page Setup”, modifica il parametro e seleziona l’opzione “Apply to:” “Selected text”.  Modifica le opzioni di pagina in MS Word
Tutte queste azioni possono essere applicate a un documento già preparato. Tuttavia, è preferibile farlo all’inizio, nella fase della sua creazione. Ciò eviterà violazioni della formattazione del testo già digitato. Ad esempio, il testo che inizialmente si adatta a una pagina, con un aumento delle dimensioni dei campi, può allungare due fogli.

Come Modificare rientri e spaziatura del paragrafo Word

Qualsiasi testo digitato correttamente è diviso in paragrafi. In loro assenza, il documento diventa difficile da capire. La distanza tra i paragrafi del testo può essere impostata come si desidera. Per impostare gli intervalli tra i paragrafi nel testo già digitato, è necessario selezionare tutto il testo, fare clic con il tasto destro del mouse su di esso e selezionare la sezione “Paragraph” nel menu visualizzato. Spacing between paragraphs in MS Word
Nella finestra che si apre, nel blocco “Spacing”, dovresti impostare la distanza dal paragrafo e dopo di esso. Si noti che questi parametri verranno applicati solo alla parte selezionata del testo o solo al paragrafo in cui si trova il cursore se non è selezionato nulla.

Nello stesso blocco, è possibile impostare la distanza tra le righe del testo selezionato specificando l’interlinea.  Modifica l'interlinea in MS Word
Se i parametri selezionati devono essere salvati per tutti i documenti successivi creati, fare clic sul pulsante “Default” nella stessa finestra.

Separatamente, soffermati sull’allineamento del testo nel documento. Il metodo di allineamento è impostato nella stessa finestra “Paragraph”. Per i documenti ufficiali, esistono alcuni standard per l’allineamento del testo: a sinistra o largo. Se il documento non ha requisiti in questa parte, di solito imposta l’allineamento su larghezza.

Come eliminare lo spazio tra le parole in Word

La formattazione del testo usando gli spazi è l’errore più comune quando si creano documenti in Word. È categoricamente impossibile creare la linea rossa all’inizio del paragrafo con spazi o centrare l’intestazione con spazi. Va ricordato che uno spazio viene utilizzato solo per separare una parola da un’altra nel testo.

Quindi, la fase successiva delle scartoffie in Word è rimuovere gli spazi extra. È molto difficile determinare visivamente quanti spazi sono stampati tra le parole nel testo. Pertanto, in Word esiste una modalità speciale in cui uno spazio viene visualizzato da un determinato carattere. Per abilitare questa modalità, nel menu principale di Word, fai clic sul pulsante “Show/Hide”, che si trova nel blocco “Paragraph”.  Mostra caratteri invisibili in MS Word
Dopo aver premuto questo pulsante, i caratteri di formattazione normalmente invisibili verranno visualizzati con caratteri speciali. Puoi rimuovere manualmente gli spazi extra, ma è meglio automatizzare questo processo. Per questo:

  1. Nella scheda “Home” nel blocco “Editing”, fai clic sul pulsante “Replace”.  Rimuovi gli spazi extra in MS Word
  2. Nella finestra “Find and Replace ” che si apre, nel campo “Find what:”, fai doppio clic sul tasto “Space”. Nel campo “Replace with:”, premi una volta la barra spaziatrice.
  3. Fare clic sul pulsante “Replace All” e fare clic su di esso fino a quando il numero di sostituzioni diventa zero.

Per rimuovere gli spazi all’inizio dei paragrafi, vai alla scheda “Find ” in questa finestra e nel campo “Find what “, digita la combinazione “^p^?” senza virgolette. Fai clic sul pulsante ” Find Next “. Le lacune riscontrate all’inizio dei paragrafi devono essere eliminate manualmente. Rimuovere gli spazi all'inizio di un paragrafo in MS Word
Dopo la rimozione automatica degli spazi, nella stessa modalità dovresti visualizzare tutto il testo e rimuovere manualmente gli spazi extra che non sono stati eliminati automaticamente. Anche i segni di punteggiatura (virgole, punti, ecc.) Non devono contenere spazi.

Dopo che il documento è stato cancellato da spazi non necessari, è possibile regolare il rientro nelle prime righe di ciascun paragrafo. Per fare ciò, selezionare uno o più paragrafi, fare clic con il tasto destro su di essi e selezionare “Paragraph” nel menu contestuale che appare. Nella finestra che si apre, nel blocco “Indentation”, nel campo “Special”, selezionare il valore “Handing” e nel campo “By:”, impostare la dimensione del rientro e fare clic sul pulsante “OK”.  Rientro della prima riga in MS Word
Se le intestazioni nel testo sono state centrate da spazi, dopo aver rimosso gli spazi extra, verranno premute sul bordo sinistro del documento. Renderli nuovamente centrati è molto semplice. Per fare ciò, fare clic con il tasto sinistro del mouse sul titolo e nel menu in alto nel blocco “Paragraph”, selezionare allineamento centrale.

Come modificare un intestazione Word

Quando si creano intestazioni, si consiglia di utilizzare gli stili. Digitare manualmente ogni titolo in un lungo testo è lungo e laborioso, mentre l’uso degli stili ti consente di risolvere questo problema in pochi minuti.

Per conoscere come funzionano gli stili, fai clic con il pulsante sinistro del mouse sull’intestazione, quindi nel menu Word nella sezione “Styles” fai clic sul pulsante “Heading 1”. In questo caso, l’intestazione selezionata assumerà la forma salvata per impostazione predefinita per questo tipo di intestazione. Molto probabilmente, questo stile di intestazione non ti andrà bene. Tuttavia, questo problema è facile da risolvere.

  1. Posiziona il cursore sul titolo e seleziona lo stile “Heading 1”.
  2. Seleziona il testo dell’intestazione con il mouse e imposta i parametri necessari: carattere, dimensione del carattere, colore, stile, rientro. Allinearlo al centro o rientrare.
  3. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul titolo, seleziona la sezione “Styles” e seleziona la sezione “Update Heading 1 to Match Selection” dal menu degli stili che appare. Rientra la prima riga di un paragrafo in MS Word

Allo stesso modo, è possibile modificare gli stili “Heading 2” e “Subtitle”. Dopo aver formato lo stile dell’intestazione, è necessario visualizzare tutto il testo e applicare lo stile stabilito per ogni intestazione con due clic del mouse.

Non è possibile modificare gli stili di intestazione predefiniti, ma creare il proprio stile. Per fare questo, crea il titolo e un frammento del testo del formato desiderato, seleziona il titolo, fai clic destro su di esso e seleziona “Save Selection as a New Quick Style” nella sezione “Styles”. Nella finestra che appare, devi dare un nome al nuovo stile e fare clic sul pulsante “OK”. Si consiglia di creare lo stile di intestazione desiderato prima di digitare e impostare questo stile durante la digitazione.

Come inserire interruzione di pagina in Word

Un altro errore grave e comune sono le interruzioni di pagina con righe vuote. Ad esempio, hai finito il primo capitolo di un documento e vuoi iniziare il secondo capitolo con un nuovo foglio. Sembrerebbe molto semplice: premi il tasto Invio più volte finché il cursore non si sposta su un nuovo foglio. Ma non appena cambi qualcosa nel primo capitolo (ad esempio, aggiungi o elimina diverse righe), la prima riga del nuovo capitolo si sposterà verso il basso e non sarà più nella parte superiore del foglio o, al contrario, passerà alla pagina precedente. Sfortunatamente, questo è molto comune tra gli utenti principianti di Word.

Per evitare tali situazioni, Word ha una funzione speciale chiamata “Page Break”. Puoi trovarlo nella scheda “Insert” del menu principale di Word.  Stile di intestazione MS Word
Per fare una pausa, posiziona il cursore all’inizio della riga con cui dovrebbe iniziare il nuovo capitolo e fai clic sul pulsante “Page Break”. Se dopo che appaiono pagine vuote, prima dell’interruzione o dopo c’erano segni di paragrafo in più.

Come creare elenco in Word

Un altro errore riscontrato di frequente nel layout dei documenti di testo nel testo è costituito dagli elenchi generati manualmente. Se sono presenti elenchi nel testo del documento, è necessario controllare la numerazione e la distanza dall’indicatore dell’elenco al testo. Per organizzare correttamente l’elenco, è necessario selezionare tutte le righe dell’elenco e nel blocco “Paragraph” del menu principale di Word, selezionare il tipo di marker desiderato o la numerazione dell’elenco.  Per fare la lista in MS Word
La stessa cosa può essere fatta selezionando tutti gli elementi dell’elenco e facendo clic con il tasto destro su di essi. Nel menu visualizzato, seleziona la sezione “Bullets” o “Numbering”. Elenca gli indicatori in MS Word
Se si fa clic con il tasto destro del mouse sugli elementi dell’elenco selezionati, è possibile richiamare il menu di scelta rapida con il quale è possibile modificare alcune opzioni di progettazione per gli elementi dell’elenco: modificare il valore di rientro nell’elenco, cambiare il carattere, l’indicatore dell’elenco, ecc.

Se ci sono diversi elenchi nel testo, si consiglia di creare il proprio stile per modellarli, come descritto sopra per le intestazioni. Quindi puoi semplicemente impostare questo stile con due clic per ogni elenco nel testo.

Come numerare le pagine in Word

Dopo aver completato il documento, è necessario annotare i numeri sulle pagine. Puoi numerare i fogli del documento Word nel blocco “Header & Footer”, che si trova nella scheda “Insert”.  Numero pagine in MS Word Esistono due modi per farlo:

  1. Utilizzando l’intestazione o il piè di pagina.
  2. Utilizzando il pulsante “Page Number”.

Quando si utilizza l’intestazione o il piè di pagina, è possibile inserire non solo il numero di pagina nel posto giusto, ma anche altro testo, ad esempio il nome dell’autore o il nome del documento. Se si fa clic su uno di questi pulsanti, verrà visualizzata una finestra con numerosi modelli di piè di pagina. Puoi scegliere uno di questi modelli o creare il tuo tipo di piè di pagina usando “Header & Footer Tools”. Vai a “Header & Footer Tools” dal menu con i modelli di piè di pagina.  Progettazione piè di pagina in MS Word
Se si desidera mettere solo i numeri di pagina senza ulteriori informazioni, è possibile utilizzare il pulsante “Page Number”.  Inserisci il numero di pagina in MS Word Quando si fa clic su di esso, viene visualizzato un menu con il quale è possibile scegliere la posizione di numerazione nella pagina e il formato del numero di pagina. Ciò consente di designare le pagine non solo in numeri, ma anche in lettere. Qui puoi anche indicare quale pagina deve essere numerata. Questa opzione è utile nei casi, ad esempio, quando non è necessario numerare la copertina.

Come creare un sommario in Word

Dopo che i numeri sulle pagine del documento saranno apposti, puoi procedere alla formazione del sommario. Il grande errore è creare manualmente un sommario. Non è solo lungo, ma laborioso. Quando si regola il documento, la disposizione dei capitoli nelle pagine può cambiare e sarà necessario modificare manualmente i numeri di pagina nel sommario ogni volta. Fortunatamente, Word ha una funzione speciale che crea automaticamente un sommario e cambia i numeri di pagina quando si cambia la posizione delle sezioni. Inoltre, ogni sezione del sommario in questo caso è un collegamento, che consente di andare rapidamente nel posto giusto nel documento.

Per creare automaticamente un sommario, sono necessari capitoli e sottosezioni per avere lo stile “Heading”. Posiziona il cursore all’inizio del testo, apri la scheda ” References” e fai clic sul pulsante ” Table of Contents”.  Crea un sommario in MS Word
Nel menu che si apre, seleziona la voce “Automatic Table 1”. In genere, il contenuto si trova su un foglio separato all’inizio o alla fine del documento. Per posizionarlo su una pagina separata, inserire un’interruzione di pagina prima e dopo il sommario. Per fare ciò, vai alla scheda “Insert” e seleziona “Page break”.

Se ulteriori numeri di pagina cambiano, è sufficiente fare clic sul sommario e fare clic su “Update Field”.  Cambia le pagine nel sommario di MS Word Successivamente, ti verrà chiesto di aggiornare solo i numeri di pagina o di aggiornare l’intero sommario.

Se il modello di sommario non è adatto a te, puoi personalizzare il modello di sommario di cui hai bisogno. Per fare ciò, durante la creazione di un sommario, anziché la voce “Automatic Table 1”, è necessario selezionare la voce “Insert Table of Contents” nella parte inferiore del blocco di menu e nella finestra successiva fare clic sul pulsante “Modify”. Nella finestra degli stili visualizzata, fai di nuovo clic sul pulsante “Modify” e nella finestra che si apre, imposta i parametri per lo stile del tuo sommario.  Aggiungi stile sommario MS Word Ora questo modello per lo stile del sommario può essere utilizzato nei documenti successivi creati.

Nel sommario creato, è possibile modificare il carattere, il rientro, i marcatori e così via. Per fare ciò, fai clic sul sommario con il pulsante sinistro del mouse, evidenziandolo in tal modo. Quindi chiamare il menu di scelta rapida facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla parte selezionata.

Come formattare un testo Word

Pertanto, al fine di redigere correttamente e magnificamente un documento in Word, è necessario eseguire la seguente sequenza di azioni.

  1. Seleziona un carattere per il testo del documento creato.
  2. Imposta le opzioni di pagina desiderate.
  3. Specifica i rientri e la spaziatura per paragrafi e righe in un documento.
  4. Nel testo già digitato del documento, elimina le righe vuote e gli spazi extra.
  5. Per assegnare uno stile ai titoli con gli stili.
  6. Inserisci interruzioni di pagina dove necessario.
  7. Disporre correttamente elenchi, tabelle, immagini.
  8. Inserisci i numeri di pagina.
  9. Crea un sommario e un elenco di riferimenti, se necessario. Crea l’applicazione.
  10. Infine controlla l’ortografia del documento.

La conformità a questi semplici consigli consente di apportare facilmente e rapidamente modifiche al testo e garantisce che non vi siano problemi nella stampa del documento.

In conclusione, un altro suggerimento. Conserva solo copie importanti di documenti Word sul tuo computer. A meno che, ovviamente, non siano necessari. Tutti gli altri file duplicati devono essere puliti regolarmente. È possibile utilizzare un dispositivo di rimozione di duplicati per questo. Il programma lo farà automaticamente e rapidamente. La rimozione di file Word duplicati è essenziale per mantenere i documenti in perfetto ordine.