Come utilizzare la posta di Outlook

Microsoft Outlook è un’applicazione di posta elettronica inclusa nel pacchetto principale di MS Office. Questo client di posta viene spesso utilizzato per lavorare con la posta aziendale. Il programma consente di ordinare comodamente le lettere, raggrupparle secondo determinati criteri, impostare il livello di privacy desiderato, organizzare diverse caselle di posta e molto altro ancora. Tuttavia, Microsoft Outlook non è solo un comodo servizio di posta elettronica, ma anche un eccellente organizzatore aziendale. Con esso, puoi organizzare riunioni, scambiare contatti con altri utenti, creare attività e monitorare i loro progressi.
Come creare una firma in Outlook
Come aggiungere una foto a Outlook
Come aggiungere una cassetta postale a Outlook
Come salvare un messaggio di posta elettronica di Outlook come PDF
Come personalizzare cartelle e filtri in Outlook
Come creare un modello di lettera in Outlook
Come impostare un autorisponditore in Outlook
Come impostare l’inoltro in Outlook

Come creare una firma in Outlook

La sostituzione automatica delle firme nelle lettere è particolarmente importante per gli utenti aziendali. È scomodo scrivere ogni volta il cognome, la posizione, il numero di telefono, il nome dell’organizzazione e così via, soprattutto se devi scrivere molte lettere. Microsoft Outlook offre ampie opportunità per creare una firma automatica.

  1. Apri la scheda “Tools” e vai alla sezione “Options”. Crea una firma in Outlook
  2. Nella finestra “Options”, apri la scheda “Mail Format” e fai clic sul pulsante “Signatures …”. Formato posta
  3. Nella finestra “Signatures and Stationery”, fare clic sul pulsante “New”. Firme e cancelleria
  4. Immettere un nome per la firma poiché possono esserci più firme.
  5. Dopo aver inserito il nome della firma, è possibile procedere direttamente alla formazione della firma indicando tutti gli attributi necessari, inclusi nome, cognome, posizione e così via.  Firma Outlook
  6. Dopo aver fatto clic sul pulsante “OK”, verrà creata la firma.

Quando si forma una firma, è possibile impostare il carattere desiderato, la sua dimensione e il colore. Nella stessa finestra è possibile selezionare una firma che verrà utilizzata per impostazione predefinita se sono presenti più firme. È possibile selezionare firme separate per una nuova lettera e per la risposta o l’inoltro. Qui puoi anche eliminare la firma, rinominarla o modificarla. Se lo desideri, puoi aggiungere un’immagine o un collegamento ipertestuale alla firma.  Aggiungi un'immagine
Dopo che la firma è stata creata, verrà automaticamente aggiunta a ciascuna lettera. Tuttavia, puoi assicurarti che la firma già generata non venga aggiunta automaticamente a ciascuna lettera, ma manualmente, se necessario. Per fare ciò, vai ai parametri della firma e indica “no” nei campi “New messages” e “Replies/forwards”. Parametri della firma
Ora, quando crei una nuova lettera nel menu del messaggio, devi fare clic sul pulsante “Signature” e selezionare la firma richiesta, dopodiché apparirà alla fine del messaggio.Signature
Le firme in altre versioni di Microsoft Outlook vengono create in modo simile.

Come aggiungere una foto a Outlook

Le foto ti aiutano a navigare facilmente tra molti contatti e un gran numero di e-mail in Microsoft Outlook. Esistono diversi modi per aggiungere foto a seconda della versione di Outlook. Ad esempio, Outlook 2007 aggiunge una foto a un biglietto da visita o alla descrizione di un contatto.

  1. Apri la cartella “Contacts”.
  2. Aggiungi il contatto desiderato all’elenco dei contatti o apri un contatto se ne hai già uno.
  3. Nella finestra delle impostazioni del contatto visualizzata, fare clic sul pulsante “Picture” o fare clic sull’icona dell’immagine nel blocco della descrizione del contatto. Aggiungi foto in Outlook
  4. Seleziona l’immagine desiderata memorizzata sul tuo computer.

Questa immagine può essere modificata o eliminata. Per fare ciò, apri il contatto e fai clic con il pulsante destro del mouse sull’immagine. Nel menu visualizzato, seleziona “Change picture” o “Remove picture”. Cambia immagine
Nelle versioni più recenti di Outlook, è stata aggiunta una sezione speciale “People”. Ora, per aggiungere una foto, devi andare in questa sezione e trovare il contatto a cui verrà aggiunta l’immagine. Quindi è necessario fare doppio clic sull’icona dell’immagine o su un’immagine già aggiunta che si desidera modificare. Successivamente, ti verrà chiesto di specificare il percorso della nuova immagine e salvare il contatto.

In Microsoft Outlook, puoi inserire una foto non solo nella descrizione del contatto, ma anche nel punto desiderato nel testo della lettera.

  1. Crea una lettera.
  2. Nella finestra del messaggio vai alla scheda “Options” e nel blocco “Format” seleziona la sezione “HTML format”.HTML format
  3. Digita il testo della lettera.
  4. Posiziona il cursore nel punto in cui desideri posizionare il disegno.
  5. Vai alla scheda “Insert” e fai clic sul pulsante “Picture”. Inserire l'immagine
  6. Seleziona l’immagine che desideri e inseriscila nella lettera.
  7. Ridimensionare l’immagine, se necessario, tirando l’angolo dell’immagine.
  8. Fare clic con il tasto destro sull’immagine e selezionare la sua posizione nel testo. Aggiungi immagine in Outlook

Il flusso di lavoro può variare per le diverse versioni di Outlook. Tuttavia, di regola, la lettera deve essere formattata in formato HTML.

Come aggiungere una cassetta postale a Outlook

Al giorno d’oggi, gli utenti di PC hanno spesso più caselle di posta in vari servizi di posta. In questo caso, sarebbe molto comodo visualizzare tutta la posta in un unico posto. Microsoft Outlook fornisce questa funzionalità. Come collegare una cassetta postale in Outlook 2007?

  1. Nel menu Outlook, apri la scheda “Tools” e seleziona “Account Settings”. Impostazioni dell 'account
  2. Nella finestra che appare, nella scheda “E-mail”, fai clic sul pulsante “New”. Aggiungi cassetta postale in Outlook
  3. Nella finestra successiva, seleziona il server del tuo fornitore di servizi. Seleziona un server
  4. Inserisci i tuoi dettagli e-mail: nome, indirizzo e-mail e password.  Indirizzo email
  5. Dopo aver fatto clic sul pulsante “Next”, verrà avviata la configurazione automatica della casella di posta. Configurazione della casella di posta
  6. La configurazione sarà completata dopo che l’ultima voce “Log on to server” è stata selezionata. Il nuovo account verrà aggiunto.
  7. Se devi configurare manualmente il tuo account, seleziona l’opzione “Manually configure server settings or additional server types” quando compili i campi dei dati dell’email.
  8. Seleziona un servizio di posta elettronica.
     Configura manualmente l'account
  9. Inserisci la tua email, i dettagli del server in entrata e in uscita e il tipo di account.
  10. Nella stessa finestra, fai clic sul pulsante “More Settings”.  Più configurazioni
  11. Fare clic sulla scheda “Outgoing Server” e selezionare la casella di controllo “My outgoing server (SMTP) requires authentication”. Server in uscita
  12. Assicurati che la voce “Use same settings as my incoming mail server ” sia attiva e fai clic su “OK”.
  13. Fare clic sul pulsante “Next” nella finestra delle opzioni di posta elettronica.
  14. Dopo aver cliccato sul pulsante “Finish”, la casella di posta sarà configurata e le lettere inizieranno ad arrivare.

Se necessario, la casella di posta aggiunta può essere facilmente rimossa aprendo l’elenco degli account nella sezione “Account Settings”.

Come salvare un messaggio di posta elettronica di Outlook come PDF

A volte, per conservare un archivio di documenti, è necessario salvare la lettera ricevuta in formato PDF. Microsoft Outlook non dispone di una funzione incorporata per salvare i messaggi in questo formato. Tuttavia, esistono diversi modi per risolvere correttamente questo problema. Ad esempio, puoi salvare un messaggio come file html, quindi aprire questo file in MS Word e, utilizzando l’opzione “Save as”, convertirlo in PDF.

Un altro modo per salvare le e-mail in formato PDF è utilizzare una stampante PDF virtuale. Questa funzionalità è incorporata nei computer Windows 10. Se non disponi di questo strumento sul tuo computer, puoi scaricare questo programma da Internet. Per salvare la posta elettronica in formato PDF utilizzando la stampante virtuale, segui questi passaggi.

  1. Apri l’email che desideri salvare come PDF.
  2. Vai al menu “File” e fai clic sul pulsante “Print”. Nel menu visualizzato, seleziona la sezione “Print” per selezionare una stampante, il numero di copie e altre opzioni. Salva il messaggio di Outlook come PDF
  3. Nella finestra che appare, seleziona “Microsoft Print to PDF” dall’elenco delle stampanti.
  4. Fare clic su “OK”.
  5. Specificare il nome del file PDF da creare e la posizione in cui deve essere salvato.
  6. Fare clic sul pulsante “Save”.

Lo svantaggio di questi metodi è che non è possibile salvare più email PDF contemporaneamente. Sarà necessario utilizzare applicazioni di terze parti per convertire in batch i messaggi in PDF.

Come personalizzare cartelle e filtri in Outlook

La posta distribuita in cartelle è molto più comoda da usare. Ciò è dovuto, prima di tutto, al fatto che il tempo per trovare le lettere necessarie è ridotto. Per distribuire le lettere in arrivo e ricevute nelle cartelle, è necessario creare queste cartelle e quindi impostare i filtri che distribuiranno i messaggi nella posizione desiderata.

Per creare una cartella, fare clic con il tasto destro sulla cartella “Inbox” e selezionare la sezione “New Folder”. Filtri in Outlook Quindi immettere un nome per la nuova cartella e specificare la posizione in cui verrà posizionata. In questo caso, la nuova cartella sarà all’interno della cartella “Inbox”. Dopo aver fatto clic sul pulsante “OK”, verrà creata una nuova cartella.

Ora è necessario distribuire il flusso delle lettere in arrivo in modo che solo i messaggi necessari lo inseriscano automaticamente.

  1. Nel menu principale di Microsoft Outlook, apri la scheda “Tools” e vai alla sezione “Rules and Alerts”. Regole e avvisi
  2. Nella finestra che appare, fai clic sul pulsante “New Rule” e vai alla “Rules Wizard”. Creazione guidata regole
  3. Specificare il criterio in base al quale verranno selezionati i messaggi, ad esempio “Move messages from someone to a folder”.
  4. Nella stessa finestra nel blocco “Step 2”, cliccando sul link, selezionare il destinatario desiderato dalla lista dei contatti. Quindi specificare il nome della cartella in cui verranno inserite le lettere di questo mittente.  Seleziona il destinatario desiderato
  5. Fare clic sul pulsante “Next”. Selezionare una condizione di selezione, ad esempio “On this machine only”. Condizione di selezione
  6. Fare clic sul pulsante “Next”. Seleziona le azioni da intraprendere quando ricevi queste email. Ad esempio, dopo aver ricevuto le lettere, dovranno spostarsi nella cartella specificata. Ricezione delle lettere
  7. Fare clic sul pulsante “Next” e selezionare le eccezioni alla regola, se necessario. Questo elemento può essere ignorato. Seleziona le eccezioni da regolare
  8. Fare clic su “Next” e passare alla finestra finale “Rule Wizard”. Dai un nome alla regola. Se necessario, seleziona l’opzione “Run this rule now on messages already in Inbox”. Regola guidata finale
  9. Fare clic sul pulsante “Finish”.

Ora tutti i messaggi che corrispondono alla regola specificata verranno inseriti nella cartella specificata.

Come creare un modello di lettera in Outlook

Gli utenti aziendali devono spesso scrivere lettere dello stesso tipo. Possono essere offerte di vendita, gli stessi report differiscono solo in alcune posizioni, risposte standard a offerte commerciali e così via. In questi casi, il testo di una lettera già pronta, inviata in precedenza, viene solitamente copiato e inserito in una nuova lettera. Tuttavia, esiste un modo più conveniente per risolvere questo problema creando modelli. In questo caso, è sufficiente dedicare un po ‘di tempo alla creazione di una lettera di esempio e quindi inviare messaggi simili in pochi secondi.

  1. Crea una lettera, includendo il testo desiderato, l’intestazione, la firma e tutto ciò che dovrebbe essere contenuto nel modello.
  2. Fare clic sul collegamento “Save As”, digitare il nome del file. Nella riga “Save as type”, seleziona “Outlook Template”. Modello di Outlook
  3. Fare clic sul pulsante “Save”.

Dopo queste manipolazioni, verrà creato un modello, che per impostazione predefinita viene salvato nella cartella con altri modelli di Windows.

Scrivere una nuova lettera utilizzando un modello è un po ‘più difficile.

  1. Fare clic sul piccolo triangolo accanto al pulsante “New” e visualizzare il menu contestuale. In questo menu, seleziona “Choose form”.Scegli modulo
  2. Nella finestra “Choose form”, trova la sezione “User Templates in File System”. Modelli utente nel file system
  3. Trova il nome del modello che desideri e fai clic sul pulsante “Open”.
  4. Nel modello di lettera aperta, inserisci i dati richiesti e fai clic sul pulsante “Send”.

I modelli possono contenere non solo il testo della lettera, la firma, l’indirizzo del destinatario, l’oggetto, ma includere anche file allegati.

Per apportare modifiche a un modello già creato, seguire i passaggi simili a quelli eseguiti durante la creazione del modello. A tale scopo, aprire il menu contestuale del pulsante “New”. Quindi apri la sezione “Choose form” e seleziona “User Templates in File System”. Trova il nome del modello che desideri, aprilo, apporta le modifiche necessarie e salva di nuovo.

Come impostare un autorisponditore in Outlook

Microsoft Outlook ha una funzionalità molto comoda per rispondere automaticamente ai messaggi in arrivo senza l’intervento dell’utente. La segreteria telefonica è comoda da utilizzare durante le vacanze o i viaggi di lavoro. Esistono diversi modi per impostare una risposta automatica. Il primo ti consente di configurare diverse lettere con risposte diverse per destinatari diversi.

  1. Crea un modello con il testo di una risposta automatica che verrà inviata ai destinatari da cui è stata ricevuta la lettera. Il processo di creazione del modello è descritto nella sezione precedente.
  2. Nel menu principale di Outlook, trova “Rules and Alerts”. A seconda della versione dell’applicazione, si trova nella scheda “Tools” o nella scheda “File”.
  3. Nella finestra che si apre, clicca sul pulsante “New Rule” e seleziona la sezione “Check messages when they arrive”. Controlla i messaggi quando arrivano
  4. Seleziona un mittente o un gruppo di mittenti per ricevere risposte automatiche.
  5. Seleziona l’azione da intraprendere con il messaggio. Seleziona “Reply using a specifiс template” per una risposta automatica. Nella stessa finestra, nel blocco “Step 2”, selezionare un modello dalla cartella “User Templates in File System”. Rispondi utilizzando un modello specifico
  6. Nella finestra successiva, se necessario, specificare le eccezioni alla regola.
  7. Fare clic sul pulsante “Next”, assegnare un nome alla regola e fare clic su “Finish”.

È possibile creare diverse di queste regole per diversi gruppi di mittenti, se necessario. Ricordati di disattivare questa regola quando torni dalle vacanze. E, soprattutto, ricorda che le risposte automatiche verranno inviate solo se il tuo computer è acceso e Outlook controlla periodicamente la posta in arrivo.

Il secondo metodo per la generazione di risposte automatiche funziona solo per gli account che sono stati creati sul server Microsoft Exchange. È conveniente in quanto è possibile specificare un intervallo di date durante il quale verranno inviate le risposte automatiche.

  1. Apri Outlook e nella scheda “File” vai alla sezione “Info”.
  2. Fare clic sul pulsante “Automatic Replies”.
  3. Seleziona l’opzione “Send automatic replies”.
  4. Seleziona “Only send during this time range” e specifica la data di inizio e di fine del periodo durante il quale verranno inviate le risposte automatiche. Se non si specifica un periodo, le risposte automatiche verranno inviate immediatamente non appena viene creata la regola. Dovrai disabilitarlo manualmente.
  5. È possibile specificare un testo diverso per le risposte automatiche per i destinatari all’interno e all’esterno dell’organizzazione.
  6. Fare clic su “OK”. Dopodiché, nel periodo di tempo specificato, verranno inviate risposte automatiche alla ricezione di lettere dai destinatari specificati.

La segreteria telefonica può essere configurata non solo per le notifiche sulla tua assenza, ma anche per molti altri scopi. Ad esempio, per inviare automaticamente risposte standard ai messaggi in arrivo da determinati destinatari.

Come impostare l’inoltro in Outlook

Gli utenti di Outlook utilizzano spesso l’inoltro della posta elettronica per un motivo o per l’altro. Ad esempio, per condividere alcune lettere con altri dipendenti dell’azienda o per duplicare la posta in una casella di posta alternativa. Esistono diversi modi per inoltrare le email. Uno di questi è che vengono apportate alcune modifiche alle impostazioni dell’account.

  1. Avvia Microsoft Outlook, vai alla scheda “Tools”, apri la voce “Account Settings”.
  2. Fare doppio clic sull’account e nella finestra per modificare l’account di posta elettronica, fare clic sul pulsante “More settings”.
  3. Nella finestra delle impostazioni che si apre, trova il campo “Reply E-mail:” e specifica l’indirizzo a cui verrà reindirizzata la posta. Fare clic su “OK”. Configurare l'inoltro in Outlook

Il secondo modo è più flessibile. Ti consente di inoltrare lettere da singoli destinatari creando regole.

  1. Apri la scheda “Tools” e seleziona la sezione “Rules and Alerts”.
  2. Crea una nuova regola facendo clic sul pulsante “New Rule”.
  3. Nel blocco “Start from a blank rule”, seleziona la sezione “Check messages when they arrive”.
  4. Specifica i criteri per l’inoltro delle email. Ad esempio, “Sent only to me”. Se desideri reindirizzare tutta la posta, puoi saltare questo passaggio.
  5. Nella finestra successiva selezionare l’azione “Forward in to “. Nella stessa finestra, nel blocco “Step 2”, fare clic sul collegamento e specificare uno o più indirizzi a cui verrà reindirizzata la posta.Forward in to
  6. Se necessario, specificare le eccezioni alla regola e nella finestra successiva specificare il nome della regola e fare clic su “Finish”.

Il processo di creazione delle regole è descritto in maggior dettaglio nelle sezioni precedenti. Il flusso di lavoro per l’impostazione dell’inoltro della posta può differire leggermente a seconda della versione di Microsoft Outlook, ma il principio generale rimane lo stesso. Esistono altri modi meno comuni per impostare l’inoltro della posta.

A volte, se le impostazioni di inoltro non sono corrette, nella posta si accumulano copie non necessarie delle lettere. Per eliminarli, si consiglia di rimozione di duplicati lettere manualmente o utilizzando programmi speciali. In caso contrario, il file di dati di Outlook troppo cresciuto rallenterà l’applicazione. Inoltre, questo file ha un limite oltre il quale la posta elettronica non funzionerà.