Utilizzo di attività in Microsoft Outlook

Esistono molti modi per tenere un elenco delle attività lavorative o domestiche e monitorare lo stato di avanzamento del loro completamento. Nel caso più semplice, puoi semplicemente annotare tutte le attività in un taccuino di carta e rivederle di tanto in tanto. Nelle aziende o negli uffici, vengono spesso utilizzate applicazioni speciali per tali scopi, che consentono di tenere un elenco di cose da fare in formato elettronico. Una buona soluzione a questo problema è utilizzare gli strumenti di Microsoft Outlook incorporati. La maggior parte degli utenti di questa applicazione la utilizza solo per lavorare con la posta elettronica. Tuttavia, questo non è solo un client di posta elettronica, ma anche un buon task manager che ti aiuta a organizzare la tua lista di cose da fare, così come organizzare attività comuni con altri utenti e monitorare i loro progressi.
Come creare una nuova attività in Outlook
Come visualizzare le attività correnti in Outlook
Come assegnare un’attività a un’altra persona in Outlook
Come modificare lo stato delle attività in Outlook
Come utilizzare le categorie di attività in Outlook
Monitoraggio dell’esecuzione delle attività in Outlook

Come creare una nuova attività in Outlook

Lo strumento per la formazione delle attività in MS Outlook consente di monitorare lo stato di avanzamento del lavoro che hai pianificato per te stesso. Queste attività possono essere una tantum o ripetitive. Le attività ricorrenti possono essere utilizzate per organizzare eventi che si verificano regolarmente, come tenere riunioni settimanali o altri eventi ricorrenti. Puoi creare attività non solo per te stesso, ma anche per altre persone. Ad esempio, il capo di un dipartimento può creare un’attività per il suo subordinato. Outlook consente di tenere traccia dello stato di avanzamento di un’attività, il che è molto comodo con una pianificazione stabilita rigidamente per l’implementazione dei flussi di lavoro.

Esistono diversi modi per creare una nuova attività in Microsoft Outlook. Eccone uno.

  1. Nell’area di navigazione dell’applicazione, fare clic sul pulsante “Tasks”, dopodiché si aprirà un elenco di tutte le attività dell’utente
  2. Fare clic nella casella denominata “Click here to add a new Task”. Aggiungi una nuova attività
  3. Scrivi il nome dell’attività e la data di inizio. Nel campo “Reminder”, specifica l’ora in cui apparirà la finestra con un promemoria dell’attività corrente. Specificare la data di fine dell’attività.
  4. Per una descrizione più completa dell’attività e la definizione di parametri aggiuntivi, trovarla nell’elenco delle attività e fare doppio clic su di essa. Nella finestra che si apre, inserisci le informazioni necessarie sull’attività che stai creando. Crea attività in Outlook

Se vuoi aprire immediatamente una finestra con i parametri dell’attività, in Outlook, seleziona la voce di menu “File”, quindi nel menu contestuale vai alla sezione “New” e apri il collegamento “Task”. Nuova attività Outlook
Dopo queste azioni, si aprirà immediatamente una finestra con una descrizione dell’attività, in cui è possibile inserire tutti i parametri necessari:

  • Subject. Il nome dell’attività viene inserito in questo campo.
  • Start date. La data è selezionata dal calendario. Può essere omesso.
  • Due date. Selezionato dal calendario. Parametro facoltativo.
  • Status. Questo elemento visualizza lo stato dell’attività: Non avviato, In corso, Completato, In sospeso, In attesa.
  • Priority. È possibile selezionare uno dei tre valori: Basso, Normale, Alto.
  • % Complete. Questa opzione ti consente di controllare lo stato di avanzamento dell’attività. Può essere inserito manualmente o selezionato dall’elenco.
  • Reminder. Se si spunta questa casella di controllo e si seleziona la data e l’ora, nel giorno specificato verrà visualizzata una finestra con un promemoria di questa attività. Premendo il pulsante dell’altoparlante verrà emesso anche il segnale acustico selezionato.

È inoltre possibile creare un’attività utilizzando il pulsante “Go” nel menu principale di Outlook. Seleziona questo elemento e nell’elenco di sotto-elementi visualizzato, fai clic sul link “Tasks”. Aggiungi attività
Nell’elenco di tutte le attività che si apre, vai al campo “Click here to add a new Task” e segui i passaggi elencati per il primo metodo di creazione delle attività.

Per formare un’attività che si ripeterà a intervalli regolari, fare clic sul pulsante “File”, aprire la sezione “New” e selezionare “Task”. Nel campo “Subject”, immettere un nome per l’attività e specificare i parametri dell’attività richiesti. Fare clic sul pulsante “Recurrence” e nella finestra che si apre, selezionare le opzioni per la ripetizione dell’attività. Attività di ricorrenza
Non selezionare l’opzione “Regenerate new task” se si desidera che l’attività venga ripetuta a intervalli regolari.

Come visualizzare le attività correnti in Outlook

Per visualizzare un elenco di tutte le tue attività, fai clic sul pulsante “Tasks” nell’area di navigazione di Microsoft Outlook. È possibile modificare l’aspetto dell’elenco delle attività. Per fare ciò, nel menu principale di Outlook, fare clic sul pulsante “View” e selezionare la sezione “Current View”. Usando questo elemento, puoi ordinare le attività, ad esempio, selezionare attività attive, attività scadute, attività completate e molto altro. Visualizza le attività in Outlook
L’utilizzo del pulsante “View” può essere molto utile per visualizzare un elenco di tutte le attività dell’utente. Quando si apre l’elenco delle attività, per impostazione predefinita viene visualizzato “Simple list”, che mostra tutte le attività, comprese quelle completate e completate. Questa lista di cose da fare è spesso difficile da navigare, soprattutto se ci sono molte attività. L’ordinamento delle attività in base al tipo risolve questo problema.

Molto spesso alle attività che crei viene assegnata una categoria o un’altra. La divisione in categorie consente di ordinare un gran numero di voci in sottogruppi tematici. Ad esempio, è possibile evidenziare attività relative a progetti o aree di attività specifici. Per comodità di visualizzare le attività nel contesto delle categorie, aprire la sezione “Current view” e selezionare “By Category”. All’interno di ogni categoria, puoi ordinare le righe facendo clic sul nome della colonna dall’elenco delle attività.

Come assegnare un’attività a un’altra persona in Outlook

Puoi creare attività non solo per te stesso, ma anche affinché altre persone le completino. Ad esempio, il capo di un dipartimento può creare un’attività e delegarla al suo subordinato per l’esecuzione. Per reindirizzare l’esecuzione dell’attività a un altro utente, eseguire i passaggi seguenti.

  1. Nell’elenco delle attività, fare doppio clic sull’attività.
  2. Nella finestra dei parametri dell’attività che si apre, fare clic sul pulsante “Assign task”. Assegna compito
  3. Un ulteriore campo “To” verrà visualizzato nella finestra dei parametri dell’attività. Digita o seleziona l’indirizzo dell’artista dall’elenco dei contatti. Parametri dell'attività
  4. Apportare le modifiche necessarie ai parametri dell’attività.
  5. Seleziona le caselle di controllo “Keep an updated copy of this task on my task list” e “Send me a status report when this task is complete”. In questo caso, sarai a conoscenza di tutte le modifiche a questa attività. Ad esempio, riceverai un rapporto quando un esecutore nel processo di lavoro modifica lo stato di un’attività o la percentuale del suo completamento.
  6. Fare clic sul pulsante “Send”. Come risultato di queste azioni, l’attività verrà immediatamente reindirizzata all’esecutore.

Dopo che l’attività è stata reindirizzata a un altro artista, il suo creatore non riceverà più promemoria. Lo stato dell’attività verrà aggiornato automaticamente al creatore dell’attività, ma solo se è stato inoltrato a un solo esecutore. Se sono presenti più esecutori di attività, non verrà aggiornato dal suo creatore.

Dopo che l’attività è stata inviata, il nuovo esecutore la riceverà come un messaggio con i pulsanti “Accept” e “Reject”. Non appena l’esecutore accetta l’attività, il suo creatore avrà un segno di spunta accanto all’attività nell’elenco delle attività. Se l’attività viene rifiutata dall’appaltatore, nell’icona apparirà una croce rossa.

Il creatore dell’attività riceverà messaggi quando l’esecutore modifica la percentuale dell’attività. Se l’esecutore imposta lo stato dell’attività “Completed” o imposta la disponibilità al 100%, il creatore dell’attività riceverà un rapporto sul completamento di questa attività.

Come modificare lo stato delle attività in Outlook

Le attività in Outlook non sono statiche. Di tanto in tanto devono essere cambiati, integrati, rimossi. Per apportare modifiche a un’attività, aprire l’elenco di tutte le attività, trovare l’attività richiesta e fare doppio clic su di essa. Nella finestra che si apre, vedrai tutte le informazioni sull’attività. Questi dati possono essere corretti, ad esempio, è possibile aggiungere un’ulteriore descrizione dell’attività.  Modifica lo stato dell'attività
Dopo aver apportato modifiche ai parametri dell’attività, non dimenticare di fare clic sul pulsante “Save & Сlose”.

Al momento della creazione di un’attività, la persona che ha creato l’attività diventa il suo esecutore e proprietario. Solo il proprietario di un’attività può apportare modifiche a un’attività. Un’attività può avere un solo proprietario alla volta. È possibile modificare il proprietario di un’attività assegnando un diverso esecutore dell’attività.

Non appena il creatore dell’attività gli assegna un esecutore e l’esecutore accetta la richiesta di completare l’attività, il proprietario dell’attività diventa colui al quale l’attività è stata reindirizzata. In questo caso, l’attività è inclusa nell’elenco delle attività del nuovo esecutore.

Dopo aver reindirizzato un’attività, l’utente cessa di essere il suo proprietario e perde la possibilità di modificarne lo stato e altri parametri. Tiene solo una copia aggiornata dell’attività nel suo elenco di attività e riceve rapporti sullo stato di avanzamento. Solo il proprietario, permanente o temporaneo, può apportare modifiche a un’attività. Ogni modifica apportata a un’attività dal suo proprietario si riflette automaticamente nelle sue copie appartenenti ai precedenti proprietari dell’attività.

Tieni presente che un’attività inviata a più artisti contemporaneamente non verrà aggiornata dal suo creatore. Per monitorare lo stato di avanzamento di tale attività è necessario suddividerla in più parti e inviare ciascuna parte all’utente che la eseguirà direttamente.

Come utilizzare le categorie di attività in Outlook

Le categorie di attività consentono di raggruppare gli elementi in base a criteri specifici. Ad esempio, puoi creare una categoria “Progetto 1” e assegnare quella categoria a tutte le attività in un progetto. Allo stesso modo, le attività possono essere raggruppate per reparto o officina. L’utilizzo di questa funzione consente di raccogliere tutte le attività in un elenco senza doverle raggruppare in cartelle separate. Microsoft Outlook ha un elenco di categorie già pronto, in cui a ogni elemento viene assegnato un colore diverso. Inoltre, gli utenti possono aggiungere le proprie categorie a questo elenco o modificare quelle esistenti.

Come si assegna una categoria a un’attività?

  1. Apri l’attività.
  2. Nella scheda “Task”, fare clic sul pulsante “Categorize” e selezionare la categoria desiderata. Usa le categorie di attività

La categoria viene assegnata allo stesso modo nella fase di creazione dell’attività. In questo caso, è possibile assegnare più categorie alla stessa attività.

Per rinominare una categoria o aggiungere una nuova categoria all’elenco di quelle esistenti, fare clic sul pulsante “Categorize”. Nell’elenco delle categorie, fare clic sul pulsante “All Categories”, quindi verrà visualizzata la finestra “Color Categories”. Categorie di colore
Qui puoi creare una categoria, rinominarla, eliminarla, assegnare un colore e una scorciatoia da tastiera con cui può essere chiamata.

Dopo aver rimosso una categoria dall’elenco delle categorie, sarà comunque proprietaria degli elementi a cui è già stata assegnata. In questo modo, puoi ordinare, raggruppare o cercare attività con categorie già rimosse.

Se necessario, puoi riportare l’elenco delle categorie alla sua forma originale. A tale scopo, aprire l’elenco delle categorie e fare clic sul collegamento “Clear all categories”. Cancella tutte le categorie
Successivamente, l’elenco delle categorie conterrà solo quelle incluse in Microsoft Outlook per impostazione predefinita. Tuttavia, le attività che sono state contrassegnate con categorie eliminate apparterranno comunque a loro.

Monitoraggio dell’esecuzione delle attività in Outlook

Esistono diversi modi per mostrare lo stato di avanzamento di un’attività. Se il precedente proprietario dell’attività aveva l’opzione “Keep an updated copy of this task on my task list” selezionata nei parametri, ogni volta che il suo stato cambia, gli verrà inviato un messaggio di posta elettronica con oggetto “Update task”. Dopo aver accettato questo messaggio, l’attività verrà aggiornata automaticamente.

Uno dei modi comuni per monitorare lo stato di un’attività è inviare al proprietario un rapporto sullo stato di avanzamento. In genere, il report viene inviato ai precedenti proprietari dell’attività. Per visualizzare l’elenco degli utenti che ricevono gli aggiornamenti delle attività, aprire l’attività, quindi nel blocco “Show” fare clic sul pulsante “Details”” e nel campo “Update list” trovare gli indirizzi di tutti gli utenti che vedranno le modifiche dell’attività. Monitoraggio dell'esecuzione delle attività
Per inviare un rapporto sullo stato di avanzamento di un’attività, nel blocco “Manage Task”, fare clic sul pulsante “Send Status Report”.Send Status Report
Il campo “To” della finestra che si apre elencherà gli indirizzi dei precedenti proprietari. Il campo “Subject” inizierà con “Task Status Report:”. Il report rifletterà automaticamente le informazioni sulle date di inizio e fine del processo di esecuzione dell’attività, lo stato, la percentuale di completamento e così via. Questa informazione può essere corretta.

Oltre al metodo sopra descritto per monitorare l’esecuzione dell’attività, è possibile inviare semplicemente i parametri dell’attività corrente alle parti interessate come allegato.  Monitoraggio dell'attività
Il destinatario di tale messaggio può aprire una copia dell’attività e includerla nel proprio elenco di attività. Per inoltrare una copia di un’attività, aprila e fai clic sull’icona di inoltro del messaggio a un altro utente.  Inoltra una copia di un'attività
Nel campo “To”, inserisci l’indirizzo email del destinatario del messaggio, quindi scrivi un commento e fai clic sul pulsante “Send”.

Quindi, l’applicazione Microsoft Outlook può servire non solo per lavorare con la posta, ma anche essere un assistente affidabile nel lavoro d’ufficio. Usa tutte le funzionalità di questa applicazione per ufficio, ricevi e invia lettere, conserva elenchi di cose da fare e attività, assegna loro priorità e categorie, imposta la percentuale di completamento, invia compiti a subordinati e dipendenti. E non dimenticare di rimozione di duplicati per mantenere il tuo Microsoft Outlook in esecuzione in modo rapido e senza intoppi.